Para hacer una propuesta comercial con IA, graba la llamada de ventas con permiso del cliente, pásale la transcripción a la IA y pídele que responda qué quiere el cliente, para cuándo, cómo y si eres la persona indicada. Luego que llene tu plantilla. Tú revisas alcance y precio antes de enviarla.
Así de corto. Pero detrás de esas tres frases hay un proceso que me tomó años ordenar, y que hoy es de las cosas que más tiempo me devuelve en la semana. Te lo cuento completo, con lo que hago, lo que le pido a la IA y lo que nunca le suelto.
¿Por qué la propuesta tiene que salir rápido?
Porque el interés del cliente se enfría. En BrainNova una propuesta tardaba de 3 a 5 días hábiles; con el proceso ordenado bajamos a 24 horas y hoy, con IA, sale 3 o 4 horas después del diagnóstico. Entre más cerca de la conversación llegue, más fresca está la decisión.
Piénsalo desde el lado del cliente. Acaba de pasar 45 minutos contándote su negocio, sus problemas y lo que quiere lograr. Sale de la llamada con ganas. Si la propuesta le llega cinco días después, ya pasó una semana de trabajo, apagó incendios, habló con otras personas, y esa conversación contigo se siente lejana. No es que haya perdido interés: es que la vida siguió.
Y ojo con algo: lo que cambió no fue solo la IA. El primer salto, de días a 24 horas, vino de ordenar el proceso: escribir paso a paso cómo se hace una propuesta, con una plantilla fija. La inteligencia artificial llegó después, sobre un proceso que ya estaba claro. Es el mismo orden que les propongo a todos los empresarios: primero eliminar, después simplificar, estandarizar y validar, y de último automatizar. Si automatizas un proceso desordenado, solo obtienes el desorden más rápido.
Hoy la mayor parte del trabajo pesado lo hace la inteligencia artificial, y yo me quedo con lo que de verdad necesita criterio.
¿Cómo grabo y transcribo la llamada?
Al empezar la llamada pido permiso para grabar y explico para qué, con algo así como: «Para no estar tomando notas mientras hablamos y poder enfocarme en ti, ¿te parece si la grabo? Es solo para armar tu propuesta». Cuando la persona entiende el motivo, la conversación arranca más tranquila.
La transcripción la hace la misma herramienta de videollamada. Yo uso Google Meet con Gemini, que deja la transcripción guardada. Pero puede ser cualquier otra: la herramienta es lo de menos. Lo importante es que al final de la llamada tengas el texto completo de lo que dijo el cliente, con sus palabras.
Y eso de «con sus palabras» es clave. Cuando uno toma notas a mano, resume con su propio vocabulario. Escribes «necesita automatizar el seguimiento» cuando el cliente dijo «se me están perdiendo los clientes porque no les vuelvo a escribir». La segunda frase vende mucho más, porque es la que el cliente reconoce como suya.
¿Qué le pido a la IA?
Cuatro respuestas, con las palabras del cliente: qué quiere, para cuándo lo quiere, cómo lo quiere y si somos aptos para ayudarle. Después, que llene la plantilla: el problema, lo que vamos a hacer, en cuánto tiempo y qué recibe.
Un prompt que te sirve para empezar:
«Esta es la transcripción de una llamada de ventas con un posible cliente: [transcripción]. Respóndeme con sus propias palabras: qué quiere lograr, para cuándo, cómo lo quiere hacer, qué presupuesto mencionó y quién toma la decisión. Después dime si, por lo que contó, mi servicio [describe tu servicio] le sirve o no, y por qué. Si algo no quedó claro en la llamada, márcalo como pendiente y no lo inventes.»
La última frase es la más importante. Si no se la dices, la IA rellena los huecos con suposiciones que suenan muy bien y que el cliente nunca dijo. Y una propuesta con algo que el cliente no dijo se siente rara, como si no lo hubieras escuchado.
¿Qué lleva mi plantilla de propuesta?
Una propuesta larga no la lee nadie. La mía tiene máximo cuatro o cinco páginas, y cada una tiene un solo trabajo:
- Portada. El logo y los colores de la marca, el nombre del cliente y una promesa de una línea.
- Lo que nos contaste. Su situación y su problema en sus propias palabras, en tres a cinco líneas. Es la parte que más hace sentir escuchado al cliente.
- Lo que vas a lograr. El resultado en beneficios para su negocio, no una lista de tareas. Al cliente no le importa cuántas piezas hacemos; le importa qué cambia en su negocio.
- Cómo lo hacemos. La ruta en tres pasos simples, con qué incluye, en cuánto tiempo y qué no incluye. Lo que no incluye evita muchos malentendidos después.
- Por qué nosotros. La experiencia que se puede mostrar. Hasta hoy he trabajado con más de 300 marcas. Casos, logos o testimonios, solo si el cliente dio permiso por escrito.
- Inversión. El precio vigente y la forma de pago.
- Siguiente paso. Una sola acción con fecha, y una llamada corta para resolver dudas.
La IA llena esta plantilla a partir de las cuatro respuestas. Como la estructura es siempre la misma, lo único que cambia es el contenido, y eso es justo lo que la IA hace bien cuando le das la transcripción.
¿Qué no le delego a la IA?
El alcance, el precio y el tono final. La IA prepara el borrador; la decisión es mía. Además, todo lo reviso: al principio salen errores: datos errados, fechas que no son.
Te explico por qué cada una:
- El alcance. Es la promesa. Si la IA pone de más, me comprometo a algo que no puedo cumplir. Si pone de menos, el cliente siente que no entendí lo que pidió.
- El precio. Sale del portafolio vigente, no de lo que la IA calcule. Si un precio no está definido, la propuesta no sale hasta que yo lo decida.
- El tono. La IA tiende a escribir bonito y genérico. Yo lo leo como si fuera el cliente y quito todo lo que suene a plantilla.
Esto encaja con cómo reparto todo el trabajo: con la ley de Pareto, yo controlo el 20 %, que es la visión, la estrategia y las decisiones importantes, y la IA hace el 80 % operativo. La propuesta es un buen ejemplo: la IA organiza, redacta y arma; yo decido qué se promete y cuánto cuesta. Lo cuento con más detalle en cómo organizo mi empresa de una sola persona con IA.
¿Qué hago antes de la llamada para que la propuesta salga mejor?
La propuesta empieza antes de la llamada. Le pido a la inteligencia artificial que investigue a la persona y a su negocio: qué vende, a quién, cómo se comunica en redes, qué tiene en su página. Yo me tomo unos 10 minutos leyendo lo que encontró.
Con eso llego a la conversación con preguntas mejores. No le pregunto «¿a qué te dedicas?», porque ya lo sé. Le pregunto lo que no está en internet: qué le está frenando, qué ha intentado, qué pasaría si sigue igual seis meses más. Y esas respuestas son las que después llenan la propuesta.
¿Y si en la llamada veo que no puedo ayudar?
No mando propuesta. Se lo digo de una.
Esto me costó aprenderlo. Al principio, en la agencia, vendíamos absolutamente todo: webs, pauta, redes, branding. Si alguien pedía algo, armábamos propuesta. Hoy pienso distinto: una de las cuatro preguntas que le hago a la IA es si somos aptos para ayudarle, y si la respuesta es no, lo más respetuoso es decirlo. Por ejemplo, no trabajo con producto físico, porque no tengo experiencia en eso.
Decir que no también construye confianza. Esa persona se va sabiendo que fuiste honesto, y muchas veces vuelve, o te recomienda a alguien que sí encaja.
¿Qué pasa después de enviar la propuesta?
Aquí es donde se pierden la mayoría de las ventas: en el silencio después del envío. Por eso la propuesta nunca sale sola. Sale con una fecha de respuesta acordada y con una llamada corta ya propuesta para resolver dudas.
Y luego viene el seguimiento, que para mí es lo más importante de todo el proceso. La gente compra cuando está lista: «Listo, venga, compro, era lo que necesitaba». A mí me han vuelto a escribir clientes años después, para lo mismo que les había ofrecido. Si a la primera no dicen que sí, no es un no para siempre. Es un «todavía no».
¿Qué errores cometí haciendo propuestas?
- Demorarme. De 3 a 5 días hábiles era lo normal, y lo veía como algo de calidad: «me estoy tomando el tiempo de hacerla bien». En realidad, el cliente ya había perdido el impulso.
- Confiar en el primer borrador de la IA. Al principio salían datos errados y fechas que no eran. Hoy reviso todo antes de enviar, sin excepción.
- Hacer propuestas para todo el mundo. Gastaba horas en propuestas para negocios donde no éramos los indicados.
- Llenar de tareas en vez de resultados. Una lista larga de entregables no convence. Lo que convence es que el cliente vea su problema escrito con sus palabras y entienda qué va a cambiar.
¿Cómo mido si mis propuestas están funcionando?
Con tres números sencillos:
- Tiempo entre la llamada y el envío. El mío hoy es de 3 o 4 horas. Si el tuyo es de días, ahí tienes la primera mejora.
- Cuántas propuestas enviadas terminan en venta. Si envías muchas y cierras pocas, revisa si le estás mandando propuesta a gente que no encaja, o si el seguimiento está fallando.
- Cuántas propuestas quedan sin respuesta. Ese número te dice cuánto seguimiento te falta hacer.
No necesitas un software para esto. Una hoja con cuatro columnas te alcanza: nombre del cliente, fecha de la llamada, fecha de envío y qué pasó. Revísala cada semana. En un mes vas a ver con claridad dónde se te están quedando las ventas, y casi siempre no es en la propuesta, sino en lo que pasa después.
Preguntas frecuentes
¿Necesito permiso para grabar la llamada?
Sí. Pídelo al empezar y explica para qué la grabas.
¿Qué IA uso?
La que ya tengas. La herramienta es lo de menos; lo que importa es lo que le pides. Y si te frena la parte técnica, te recomiendo leer ¿Necesito saber de tecnología para usar IA en mi negocio?.
¿Puedo enviarle al cliente la propuesta tal como la escribe la IA?
No. Revisa siempre el alcance, el precio, los nombres y las fechas. La IA prepara el borrador, pero la propuesta lleva tu firma y tu palabra.
¿Qué hago si en la llamada el cliente no dijo su presupuesto?
Que la IA lo marque como pendiente y no lo invente. Puedes preguntarlo en la llamada corta de dudas o mostrar una sola opción con su precio vigente, para que la conversación sea sobre algo concreto.
¿Cuánto debe durar la llamada de ventas?
La mía, que llamo sesión de claridad, dura 45 minutos. Es suficiente para entender el negocio, saber si encajamos y tener material de sobra para la propuesta.
Si quieres revisar tu proceso de venta de punta a punta, agenda tu sesión de claridad de 45 minutos.
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